La importancia de una estrategia de comunicación al celebrar un evento
En el ámbito de la comunicación y las relaciones públicas, es cada vez más frecuente organizar eventos con el fin de promocionar iniciativas, marcas y campañas de muy diversa índole.
Las ferias, los congresos y los eventos sectoriales son escenarios idóneos para desarrollar negocios. Son iniciativas que ayudan a los profesionales, clientes y proveedores lograr un punto en común para unir sinergías y mostrar lo mejor de cada uno.
Para asegurarnos el éxito de un evento, es preciso contar con una estrategia de comunicación bien definida y planificada que nos ayude a lograr la máxima difusión posible en medios de comunicación.
A la hora de elaborar dicha estrategia de comunicación, es conveniente tener en cuenta una serie de pautas:
1. Conocer bien las fortalezas y debilidades de nuestra empresa
Antes de desarrollar un evento, es preciso tener claro quiénes somos, qué és lo que vamos a hacer y a qué público nos vamos a dirigir. Puede parecer tarea fácil, pero hacerlo de manera concisa y clara no siempre es sencillo.
Debemos saber cuáles son los fuertes de nuestra empresa y cuáles son nuestras debilidades. Saber cómo nos percibe el público y otras empresas Además, hay que saber bien qué hace la competencia y qué cosas se están haciendo en cada momento. En definitiva, hay que estudiar a fondo todo lo que ocurre a nuestro alrededor. Esto nos hará más competitivos.
A la hora de organizar un evento, es importante prestar atención a los detalles.
2. Establecer objetivos: qué vamos a hacer y qué queremos conseguir
Una vez que tenemos una idea a desarrollar, hay que perfilar bien los objetivos y saber con precisión qué es lo que queremos conseguir de un evento. ¿Establecer contactos? ¿Ampliar cartera de clientes? ¿Conseguir nuevos proveedores? ¿Mejorar nuestro posicionamiento?
Una vez que se definan los objetivos se puede empezar a desarrollar el proyecto.
3. Organizar un equipo de trabajo
En función de la magnitud o posible repercusión de un evento, hay que organizar un equipo de trabajo. Unos se encargarán del trabajo ejecutivo. Otros se encargarán de elaborar estrategias. Otros desarrollarán el plan de comunicación. Es importante calcular bien las fuerzas de nuestro equipo, y no quedarse cojos en lo que a personal se refiere. Todas las áreas deben quedar cubiertas para evitar sustos o disgustos de última hora.
Una figura esencial en el proceso de comunicación es la del responsable de comunicación y las responsabilidades de su área (gabinete de prensa/comunicación) ante la organización de un evento.
En la imagen, visita de prensa a los Laboratorios Forenqui, creadores de la firma de cosmética Anian, en Valencia.
4. Calcular los tiempos
Cuando se organiza un evento, es tan importante el antes, como el durante y el después. Acertar en los tiempos que vamos a necesitar para desarrollar una iniciativa, a lo largo de todo el proceso, nos ayudará a economizar costes, ahorrar tiempo y esfuerzos.
Un plan de comunicación para un evento debe contar con previsiones informativas antes del evento, para ir calentando motores, durante el evento, para informar en todo momento a los medios. Aquí juegan un papel fundamental las redes sociales, grandes aliadas de la inmediatez en las comunicaciones. Y después, para dar a conocer los resultados de lo que hemos organizado.
5. Entrar en acción
La fase de ejecución es la más divertida. En esta fase hay que saber qué mensajes queremos transmitir, a través de qué canales y las acciones a seguir.
La redacción de notas de prensa, las campañas en redes, la información a través de la web y otras plataformas online son los canales de comunicación más utilizados en nuestros días.
Pero hay muchos más elementos comunicativos en juego. El diseño de folletos, los stands, el merchandising o hacer networking también forman parte de un plan específico para un evento.
El equipo de Villarrazo Madrid en la Mercedes Benz Madrid Fashion Week tras el desfile de Hannibal Laguna, a quien organizamos el sitting de prensa y celebrities.
En función del tipo de evento, necesitaremos desarrollar acciones que faciliten la difusión de todo lo que acontezca en nuestra iniciativa y nos ayude a conectar con nuestro público.
Según los objetivos que hayamos definido, deberemos llevar a cabo unas acciones u otras.
6. Medir los resultados
Una vez finalizado el evento debemos hacer balance de cómo ha ido. Debemos tener claro si se han alcanzado los objetivos o no, y en qué porcentaje. Según cómo sean los resultados podremos ver si nuestra estrategia era la acertada o no.
Realizar análisis de resultados es muy útil de cara a proveedores, patrocinadores, partners o colaboradores. Ellos serán los primeros interesados en conocer si han realizado una buena inversión apoyando nuestro evento.
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